Vaak hoor in in mijn coachingsgesprekken ‘Daar heb ik geen tijd voor’. Het gevoel van geen of te weinig tijd, creëert een constant opgejaagd gevoel – noem het stress of niet… Daardoor kunnen we niet meer helder denken, ordenen, rangschikken en dus plannen. Het zorgt voor chaos in ons hoofd.
In een veelzijdige loopbaan en veelzijdige onderneming zijn we sowieso met meerdere zaken tegelijk bezig. Het gevoel van te weinig tijd komt dan vaak tot uiting. Als ik met een klant dan dieper inga op hun ‘gebruik’ van tijd, ontstaat er heel vaak lijstje van bezigheden, die helemaal niet in me zouden opkomen als ’to do’.
- Ik geef mijn klanten dan vaak het advies: “Maak verschillende lijstjes om te noteren waar je mee bezig bent of wat je te doen hebt:
- NICE to do: bezigheden die je zou willen doen
- NEED to do: bezigheden waar je je tijd aan wil spenderen, omdat ze belangrijk zijn
- REAL to do: bezigheden die je moet doen
- Het kan interessant zijn deze lijstjes te bekijken vanuit verschillende perspectieven. Schrap of vul aan vanuit deze verschillende perspectieven:
- je job/zaak, je gezinsleven, je vrijetijd in het algemeen, sociale verplichtingen, je eigen wensen,…
- Wat is ‘real to do’, ‘Need to do’ en ‘nice to do’ voor je partner, je collega, je kinderen, je grootmoeder, je sportcoach, … ? Zij zullen misschien andere prioriteiten benoemen, andere bezigheden van jou verwachten of je andere zaken adviseren.
- Om terug voeling te krijgen met jezelf, kan je de volgende vragen stellen bij de verschillende bezigheden op je lijstjes: Is het echt dringend? Is dit écht een prioriteit? Moet ik dit écht doen? Wil ik dat? Wie vertelt me dat dit nu belangrijk(er) is? Ben ik dat zelf of fluistert iemand anders dat in mijn oor?
- Probeer bewuste keuzes te maken over hoe jij je tijd moet en wil invullen op dat moment. Stel een prioritijdenlijst op die op korte termijn bij jou past. Dat kan elke dag, week,… variëren en maar goed ook want we zijn allergisch aan routine.
Prioritijd – Waar wil jij nu jouw focus op leggen?
Veelzijdigheid goed managen heeft vaak te maken met je focussen op zaken waarmee je nu op korte tijd wil bezig zijn.
Je wordt constant geprikkeld door nieuwe interesses en ideeën en dan is ok, maar het is ook belangrijk om écht werk te kunnen maken van datgene waarmee je wil/moet bezig zijn. Klanten zeggen me al te vaak: “Na ons gesprek was het duidelijk wat ik de komende weken zou aanpakken. Maar als ik nu terugkijk merk ik dat ik weer breder gegaan ben, van mijn pad ben afgeweken, te breed ben gegaan is alles wat ik doe, de focus op mijn werk / zaak weer helemaal verloren heb,…”
Er zijn verschillende zaken en mensen die jouw aandacht vragen én verdienen. Daardoor heb je vaak de neiging om van de hak op de tak te springen en actie of resultaat uitblijft. Wat kan je doen? Even bewust stilstaan, checken wat voor ons op dat moment belangrijk is en dan in actie treden, kortom je prioritijd-lijst op dat moment en voor de komende uren/ dagen maken.
Voorbeeld uit een van mijn coachingsgesprekken met een veelzijdig ondernemer: “Het is voor mij nu belangrijk dat er € binnen gaan komen.” Als we de bezigheden van de afgelopen weken onder de loep nemen, zijn er maar enkele activiteiten van deze ondernemer die gericht zijn op het verdienen van € in haar zaak. Door hierbij stil te staan erkent de klant dit zelf ook. (bewustworden – erkennen).
We brainstormen samen over wat ze zou kunnen doen dat rechtstreeks of onrechtstreeks geld opbrengt: klanten contacteren en prospecteren via telefoon of mail, nieuw aanbod bekend maken op website, leveren bij klanten, facturen opmaken (!!!), een registratiesysteem activeren zodat klanten onmiddellijk bij reservatie betalen, facebookadvertenties opstellen,… Nadien maken we een rangschikking of noteren we taken in de agenda. Zo creëren we samen PRIORITIJD voor bezigheden die € opbrengt.
Prioritijd zorgt voor productivitijd
Veelzijdige mensen willen vooruitgang boeken op verschillende vlakken/projecten tegelijk. Een prioritijd-lijst helpt je sneller vooruit dan te blijven springen van het ene naar het andere. Door deze lijst focus je op een beperkt aantal interesses en bezigheden op korte tijd. De rest van onze interesses en passies krijgen dus minder of geen prioritijd in deze periode. Resultaat: We verhogen onze productiviTIJD. Doordat je een gevoel van vooruitgang creëert, voel je je gemotiveerd om er verder werk van te maken.
PS: Natuurlijk is het, met stressmanagement in het achterhoofd, ook belangrijk om een aantal NICE TO DO’s op te nemen bij je focus op korte tijd.
PS 2 : Hou je niet van lijstjes? Maak dan een moodboard, tagcloud, mindmap, visuele voorstelling,… van je prioritijd? Als het je maar helpt om je focus duidelijk te maken.